Crea una entrada única
Elige un único lugar para documentos nuevos: una carpeta Por archivar. Organiza por áreas reconocibles, como vivienda, trabajo y compras. No crees veinte subcarpetas vacías por adelantado. Empieza con tus diez documentos; si dudas entre categorías, simplifica sus nombres.
Archiva los diez documentos y anota los que no encajan claramente.
Nombra para encontrar y conserva según las reglas
Para copias digitales, usa fecha, emisor y asunto. Evita nombres como escaneo-final-definitivo. Los plazos de conservación varían: Service Public explica categorías y excepciones. Escanear no justifica automáticamente tirar el original. Separa el archivo de la decisión de destruir documentos.
Renombra tres copias y comprueba el plazo de un documento antes de decidir qué hacer.
Prueba la búsqueda y prepara una copia
Piensa dónde buscarías una factura sin recorrer todas las carpetas. Cronometra y ajusta si tardas más de un minuto. Prevé una copia en otro lugar protegido: una carpeta sincronizada también puede sincronizar borrados. No envíes documentos privados a una IA solo para ordenarlos. Programa una revisión semanal breve.
Encuentra tres documentos sin abrir más de dos carpetas. Ajusta las categorías si hace falta.
Nombre de ejemplo: «2026-09-15_Proveedor_factura-electricidad.pdf». Ayuda a buscar, pero no sustituye el original ni una copia de seguridad. Evita identificadores sensibles innecesarios.
El mejor archivo es aquel en el que realmente encuentras tus documentos.