Rassembler les éléments avant le modèle
Repars du devis ou de l’accord accepté, pas de mémoire. Vérifie le client à facturer, son adresse, la prestation réellement livrée et les éventuels acomptes. Un joli document ne corrige pas une mauvaise identité ou une quantité erronée. Prépare un brouillon et donne-lui ce statut clairement tant que les vérifications ne sont pas terminées.
Compare chaque ligne du brouillon avec le devis et note toute différence à expliquer.
Contrôler les mentions adaptées à ton cas
La fiche officielle distingue les mentions générales et celles propres à certaines situations. Vérifie notamment identités, dates, numérotation, détail des prestations, montants et paiement. La TVA et ses éventuelles mentions d’exonération dépendent de ton régime : ne copie pas une formule vue sur une autre facture. Consulte aussi le calendrier de facturation électronique applicable à ton entreprise.
Ouvre la source et coche les mentions applicables une par une. Ce tutoriel ne délivre pas de certification de conformité.
Suivre le règlement sans confondre les dates
Après validation, conserve la version émise et son justificatif d’envoi. Dans ton suivi, sépare date d’émission, échéance et date de paiement constatée. Avant une relance, vérifie que le paiement n’est pas déjà arrivé et que le destinataire est correct. Prépare un message factuel avec la référence et le montant restant. Une facture envoyée ne signifie pas que l’argent est encaissé.
Crée quatre colonnes : référence, échéance, restant dû, dernier contact.
Exemple de contrôle arithmétique, hors TVA et autres mentions : 3 heures à 40 € donnent 120 €. Si ton brouillon affiche 140 €, corrige le calcul avant toute émission. Cet exemple n’est pas un modèle de facture conforme.
Une facture doit être vérifiable, pas seulement présentable.